GA / QS / HD / AFP
ทีมผู้อยู่เบื้องหลังการทำงานของ STeP
ข้อพิสูจน์การมีฐานเสาที่แข็งแกร่งจะสร้างความเข้มแข็งให้องค์กร

__________

⠀⠀⠀“เรารู้สึกเหมือนเราเป็นทีมงานของนักกีฬา ที่เราต้องซัพพอร์ตทุกอย่างให้เขาสามารถลงสนามไปทำหน้าที่ของเขาให้ดีที่สุด โดยที่ไม่จำเป็นต้องมีใครมองเห็นตัวตนของเราก็ได้” 

⠀⠀⠀นั่นคือประโยคจากหนึ่งในทีมผู้สนับสนุนระบบการดำเนินงานหลังบ้านของอุทยานวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ (STeP) ซึ่งสะท้อนถึงภาพการทำงานของคนเบื้องหลังได้เป็นอย่างดี 

⠀⠀⠀ที่ผ่านมาเราเคยนำเสนอภาพความสำเร็จของโครงการที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง รวมถึงภาพการทำงานอย่างมืออาชีพของทีมต่าง ๆ ที่เป็นแนวหน้าในการรับโจทย์ความต้องการจากรอบด้าน แต่น้อยครั้งนักที่เราจะมีโอกาสได้กล่าวถึงทีมผู้อยู่เบื้องหลังที่เป็นส่วนสำคัญในการสร้างความสำเร็จให้กับ STeP ด้วยการเป็นฝ่ายสนับสนุนกลไกการจัดการองค์กร ที่ช่วยให้การทำงานหน้าบ้านเป็นไปได้อย่างราบรื่น รวดเร็ว และรักษามาตรฐานได้อย่างต่อเนื่อง จึงเป็นข้อพิสูจน์อย่างดีว่า การมีฐานเสาที่แข็งแกร่งจะสร้างความเข้มแข็งให้กับองค์กรได้จริง

และวันนี้ เราจะพาทุกคนมารู้จักกลุ่มคนเหล่านี้ไปพร้อม ๆ กัน 

เลขาฯ – สารบรรณ – ธุรการ – งานกฎหมาย : ทีม GA 

⠀⠀⠀เริ่มกันที่ “ทีมบริหารงานทั่วไป” หรือ GA คือทีมผู้ให้การดูแลในเรื่องการจัดงานพื้นฐานในองค์กร ซึ่งจะแบ่งออกเป็นงานเลขานุการ ที่ให้การดูแลประสานงานระหว่างผู้บริหาร บุคลากรภายใน และหน่วยงานภายนอก, งานสารบรรณ ที่ให้การดูแลด้านเอกสาร ตั้งแต่การจัดทำหนังสือราชการ ทั้งขาเข้าและขาออก การเก็บรักษาและจัดระเบียบเอกสาร อีกทั้งให้การสนับสนุนด้านการร่างเอกสารสำหรับทีมต่าง ๆ

อีกส่วนสำคัญ คืองานกฎหมาย ที่ให้การดูแลในด้านกฎหมายภายในองค์กรโดยเฉพาะ ซึ่งจะให้การสนับสนุนในด้านการร่างเอกสารทางกฎหมายตามเงื่อนไขต่าง ๆ ที่องค์กรหรือแต่ละทีมจำเป็นต้องใช้ รวมถึงให้การสนับสนุนด้านเอกสารการร้องทุกข์หรือการดำเนินคดีทางกฎหมายอีกด้วย และสุดท้ายคืองานธุรการ ที่ให้การสนับสนุนทีมทำงานในด้านอื่น ๆ จิปาถะ ซึ่งจะช่วยให้การดำเนินงานราบรื่นขึ้น เรียกง่าย ๆ ว่า GA เป็นทีมที่ช่วย ‘รับจบ’ ให้กับทุกคนในองค์กรเลยก็ว่าได้

บริหารการเบิก-จ่าย ซื้อ-จ้าง และทำบัญชี : ทีม AFP

⠀⠀⠀ต่อมาที่ “ทีมบัญชี การเงิน พัสดุ” หรือ AFP ซึ่งก็บ่งบอกอย่างตรงตัวอยู่แล้วว่า เป็นทีมที่ให้การดูแลด้านการเงินขององค์กร แบ่งออกเป็น 3 ฝ่าย ได้แก่ ฝ่ายการเงิน ที่ดูแลในส่วนตัวเงินขององค์กร ตรวจสอบการเบิก-จ่ายในทุกโครงการให้เป็นไปอย่างถูกต้อง โปร่งใส ต่อมาคือ ฝ่ายพัสดุ ที่ดูแลในส่วนของการจัดซื้อ-จัดจ้าง อุปกรณ์สำนักงาน เครื่องไม้-เครื่องมือสำหรับการปฏิบัติงาน รวมถึงการว่าจ้างส่วนงานต่าง ๆ โดยการใช้จ่ายตลอดทั้งปีงบประมาณ ทั้งในส่วนของการเงินและพัสดุ จะถูกส่งต่อไปยังฝ่ายบัญชี เพื่อทำการบันทึกเก็บเป็นข้อมูล ให้ง่ายต่อการตรวจสอบภายหลัง

ซึ่งจุดแข็งของทีม AFP นั้น คือการดำเนินงานที่ค่อนข้างรวดเร็ว ยืดหยุ่นได้มาก แต่ยังคงเป็นไปตามข้อกำหนดอย่างถูกต้อง ด้วยความท้าทายของการทำงานบนพื้นฐานของโครงการที่มีความหลากหลายสูง ทางทีมเองจึงต้องคอยมองหาวิธีการใหม่ ๆ อยู่เสมอ เพื่อให้การเบิก-จ่ายในแต่ละขั้นตอน สอดคล้องกับกลไกการทำงานของทีมต่าง ๆ ช่วยอำนวยความสะดวกให้การดำเนินงานหน้าบ้านเป็นไปได้อย่างราบรื่น

ดูแลตั้งแต่ก้าวแรกจนวันสุดท้ายของการทำงาน : ทีม HD

⠀⠀⠀ถัดมากับ “ทีมพัฒนาศักยภาพบุคลากร” หรือ HD คือทีมที่ให้การดูแลพนักงานทั้งหมดของ STeP ตั้งแต่ก้าวแรกที่เข้ามาสมัครงาน ระหว่างทำงาน ไปจนถึงวันสุดท้ายของสถานะพนักงาน เรียกว่าตลอดทั้ง Life Cycle การทำงานของมนุษย์คนหนึ่งจะมีทีม HD คอยอยู่เคียงข้างในทุกจุด โดยทีมจะให้การดูแลทั้งในส่วนของการรับสมัครกำลังคน ส่วนของสวัสดิการความเป็นอยู่ (HRM) ส่วนของการอบรมเพื่อพัฒนาศักยภาพพนักงาน (HRD) และส่วนของการรักษาความปลอดภัยระหว่างทำงานของบุคลากร (Safety) 

ซึ่งกิจกรรมภายในตามเทศกาล การสันทนาการต่าง ๆ รวมถึงสีสันความสนุกสดใสที่หลายคนได้มองเห็นจาก STeP นั้น ล้วนแล้วแต่เกิดขึ้นโดยมีทีม HD เป็นผู้อยู่เบื้องหลังทั้งสิ้น ถือเป็นอีกหนึ่งทีมสำคัญที่ให้การสนับสนุนคนทำงานเบื้องหน้าอย่างสุดกำลัง 

ตรวจสอบระบบคุณภาพ รักษามาตรฐานองค์กร : ทีม QS

⠀⠀⠀ปิดท้ายด้วย “ทีมระบบคุณภาพ” หรือ QS ผู้รับหน้าที่ดูภาพรวมของ STeP ให้เป็นไปตามเกณฑ์มาตรฐานองค์กรสากล (ISO) โดยไม่เพียงให้การดูแลในส่วนของ ISO เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการติดตามผลตัวชี้วัดและระบบการทำงานของทุกทีม เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร 

โดยในแต่ละปีงบประมาณ ทีม QS จะเริ่มจากการจัดอบรมในเนื้อหาของระบบคุณภาพให้กับพนักงาน จากนั้นจึงเป็นการตรวจสอบภายใน (Internal Auditing) เพื่อสร้างหลักประกันขององค์กรในด้านการประเมินประสิทธิผลและประสิทธิภาพของระบบการดำเนินงานภายในที่เหมาะสม ส่วนหนึ่งก็เพื่อสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้เข้ามาใช้บริการ ให้ทุกคนสามารถมั่นใจได้ว่า เมื่อก้าวเท้าเข้ามาที่ STeP แล้วจะได้รับการบริการที่คงมาตรฐานของตัวเองไว้ได้เสมอมา 

⠀⠀⠀ความท้าทายสูงสุดของการเป็นทีมที่ดูแลเรื่องหลังบ้านของ STeP นั้น คือการต้องทำงานร่วมกับทีมอื่น ๆ กว่า 18 ทีมที่มีความหลากหลายของงานที่โฟกัสสูง ถึงอย่างนั้น ทั้ง 4 ทีมก็ยังให้การซัพพอร์ตการทำงานของทุกทีมอย่างดีเสมอมา เป็นอีกแรงผลักดันเบื้องหลังความสำเร็จของ STeP กว่า 150 โครงการต่อปี 

อาจมีโอกาสไม่มากนักที่คุณจะได้พบเจอ 4 ทีมหลังบ้านนี้ แต่การสนับสนุนของพวกเขาจะถูกส่งผ่านมายังทีมหน้าบ้านที่พร้อมให้บริการทุกคนเสมอ 

⠀⠀⠀สำหรับผู้ที่สนใจอยากใช้บริการพัฒนาธุรกิจด้วยนวัตกรรม เข้าร่วมหน่วยบ่มเพาะสตาร์ทอัพ พัฒนางานวิจัยไปสู่ธุรกิจ หรืออยากเข้าเยี่ยมชมศึกษาดูงาน สามารถติดต่อบอกความต้องการของคุณได้ที่ทุกช่องทางการติดต่อของ CMU STeP หรือเดินทางมาหาเราโดยตรงได้ที่ อาคารอำนวยการอุทยานวิทยาศาสตร์ ภาคเหนือ (จังหวัดเชียงใหม่) 

ไม่ว่าด่านหน้า หรือหลังบ้าน เราก็แกร่งไม่แพ้กัน เพราะ STeP เราทำอะไรได้อีกเยอะ 

_______ 

ทำความรู้จักทีมอื่น ๆ จาก STeP ได้ที่: Know What We Do 

#CMUSTeP #MakeInnovationSimple #CreativeSTeP #knowWhatWeDo #BackOffice #เบื้องหลังองค์กร #บริหารองค์กร